Date d’entrée en vigueur : Janvier 2020
Dernière mise à jour : Mai 2020

 

INTRODUCTION

Votre vie privée et votre confiance comptent pour nous. Cette politique sur la protection des renseignements personnels explique comment Telemedic Inc. (ci-après « Telemedic », « nous », « nos », ou « notre ») collecte, utilise et partage vos renseignements personnels en relation avec les opérations de Telemedic, le site web corporatif, l’application SOFI (y compris l’ensemble de ses outils connexes) et les services liés (collectivement nommé ci-après, les « Services »). Les parties intéressées comprennent, sans s’y limiter, les clients, les employés et les partenaires de Telemedic.

Il est important de noter que certaines lois font la distinction entre le « responsable du traitement » et le « sous-traitant » (ou des termes similaires). Nous tenons à souligner que nous sommes le « responsable du traitement » pour les Services lorsque nous prenons des décisions sur les renseignements personnels à collecter et la façon dont ces renseignements personnels sont utilisés en relation avec nos Services, et que nous sommes le « sous-traitant » lorsque ce sont nos clients qui déterminent les renseignements personnels à collecter et la façon dont ces renseignements personnels sont utilisés pour rendre leurs propres services.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nos clients sont eux-mêmes assujettis aux obligations d’un « responsable du traitement » et vos renseignements personnels sont régis par les politiques de confidentialité respectives de ces clients. Si vous utilisez nos Services par l’intermédiaire d’un de nos clients, vous devez donc contacter ce client si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos renseignements personnels ou la conformité aux lois applicables.

Par renseignement personnel, s’entend toute information pouvant servir à distinguer, à identifier ou à joindre une personne en particulier, notamment : nom, sexe, adresse, identifiant unique, race, origine ethnique, papiers d’identité, opinions ou croyances.

Cette définition ne s’applique pas aux renseignements à caractère commercial ni à ceux qui sont considérés du domaine public tels les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques.

La présente politique précise l’engagement de Telemedic à l’égard de la protection des renseignements personnels et l’approche qu’il entend respecter. Elle se fonde sur dix principes qui servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels. Ces principes sont inscrits dans la loi fédérale concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

1ER PRINCIPE : LA RESPONSABILITÉ

Telemedic est responsable de prendre tous les moyens raisonnables utiles à la protection de tous les renseignements personnels en sa possession.

Pour satisfaire à ses obligations et à la présente politique, Telemedic a désigné un représentant qui a le mandat de maintenir la conformité de Telemedic à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
De plus, Telemedic a mis en place les mesures suivantes :

  • Élaboration de politiques et de pratiques pour assurer la protection des renseignements personnels;
  • Élaboration de procédures pour la réception et le traitement des plaintes et demandes d’information;
  • Élaboration d’une formation à l’intention des membres de son personnel sur les politiques et pratiques à respecter;

Sur une base régulière, Telemedic révise ses politiques et ses procédures pour se conformer à l’évolution des lois et des attentes du public.

2E PRINCIPE : LA DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Cette section s’applique à tous les renseignements personnels pour lesquels Telemedic agit en tant que “responsable du traitement”. Lorsque nous agissons en tant que “sous-traitant”, la détermination des fins de la collecte de vos renseignements personnels est régie par les politiques de confidentialité respectives de nos clients.
Telemedic recueille et utilise les renseignements personnels sur ses employés, ses partenaires et ses clients, qu’ils soient actifs, inactifs ou potentiels pour les fins suivantes, sans toutefois s’y limiter :

  • Établir et maintenir des relations avec ses employés, ses partenaires et ses clients;
  • Conduire et développer les Services de Telemedic;
  • Assurer et améliorer la sécurité de Telemedic;
  • Respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles de Telemedic ;

Les employés de Telemedic ne recueilleront pas de renseignements personnels pour des fins autres que celles qui sont spécifiées ci-dessus, à moins que la loi ne l’exige.
Lorsqu’il s’avère souhaitable de recueillir des renseignements personnels, les employés concernés doivent communiquer leurs intentions aux client, partenaire ou employé avant de procéder à la collecte.

3E PRINCIPE : LE CONSENTEMENT

Cette section s’applique à tous les renseignements personnels dont Telemedic agit en tant que “responsable du traitement”. Lorsque nous agissons en tant que “sous-traitant”, le consentement relié à la collecte de vos renseignements personnels est régi par les politiques de confidentialité respectives de nos clients.

Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, sauf dans les cas où la loi dispense Telemedic de cette obligation. Le consentement peut être obtenu de manière implicite ou explicite. De plus, le consentement implicite ou explicite peut être obtenu sous forme verbale ou écrite.

Le consentement implicite survient lorsque les actes de la personne indiquent qu’elle s’attend à ce que Telemedic traite ou utilise ses renseignements personnels à des fins particulières. Par exemple, une personne qui utilise le site web corporatif de Telemedic, un client ou partenaire qui signe un contrat avec Telemedic ou un employé qui accepte un emploi au sein de Telemedic sont des cas où l’on peut considérer que l’intéressé a donné son consentement implicite. Telemedic peut présumer raisonnablement que l’intéressé s’attendait à ce que ses renseignements personnels soient utilisés de la façon proposée.

Telemedic doit demander un consentement explicite dans les cas où les renseignements personnels pourraient servir à des fins auxquelles l’intéressé ne s’attend pas.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels par Telemedic, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de celle-ci. Les personnes désireuses de retirer leur consentement à cet égard peuvent le faire en écrivant au représentant de la protection de la vie privée, Telemedic, 6700 boul. Choquette, bureau 200, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 8L1.

Exception au principe du consentement:

Le consentement n’est pas requis dans les cas où la collecte des renseignements personnels est faite dans l’intérêt de la personne en vue d’assurer sa sécurité personnelle. Cela comprend les situations d’urgence qui mettent en danger sa vie, sa santé ou sa sécurité.

4E PRINCIPE : LA LIMITATION DE LA COLLECTE
Telemedic limitera la collecte de renseignements personnels aux fins précisées sous l’énoncé du 2e principe et s’engage à le faire de façon équitable, honnête et licite.

5E PRINCIPE : LA LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

Telemedic n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles précisées dans l’énoncé du 2e principe de cette politique, à moins que l’intéressé y consente ou que la loi ne l’exige.

Telemedic peut toutefois utiliser de façon anonymisée l’ensemble des renseignements en sa possession pour des fins de compilation de données statistiques, élaborations d’indicateurs et mise en place de rapports n’utilisant aucun renseignement personnel.

Telemedic conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période jugée nécessaire pour réaliser les fins déterminées, à moins que la loi ne l’exige autrement.

6E PRINCIPE : L’EXACTITUDE

Les renseignements personnels dont Telemedic est le “responsable du traitement” seront mis à jour de façon régulière dans le cadre des opérations normales de la prestation des Services effectuée au quotidien par les employés de Telemedic.

7E PRINCIPE : LES MESURES DE SÉCURITÉ

Que ce soit en tant que “responsable de traitement” ou en tant que “sous-traitant”, Telemedic protégera tous les renseignements personnels en sa possession par des mesures de sécurité adéquates correspondantes au degré de sensibilité des informations.

Telemedic a mis en place les mesures de sécurité suivantes :

  • La protection des renseignements personnels communiqués à de tierces parties par des ententes contractuelles stipulant les conditions à respecter à cet égard. Telemedic ne vendra aucun renseignement personnel qu’il a en sa possession.
  • Le respect de la confidentialité des renseignements personnels fait partie des conditions d’emploi que doivent respecter tous les employés de Telemedic. Une entente de confidentialité doit être signée par l’employé dès son embauche. Cette entente stipule entre autres que les employés de Telemedic doivent mettre en œuvre les mesures adéquates pour protéger les renseignements personnels en leur possession (sans égard à la forme sous laquelle ils sont conservés) contre la perte ou le vol et la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisée.
  • La protection des renseignements personnels comprend des mesures matérielles (verrouillage des portes et classeurs); administratives (formation des employés, limitation de l’accès et habilitation de sécurité); et informatique (mots de passe, logiciels antivirus, chiffrement).

8E PRINCIPE : LA TRANSPARENCE

Sur demande, Telemedic mettra a la disposition de ses clients et employés des renseignements accessibles sur ses mesures en matière de gestion des renseignements personnels.

Le public peut accéder à l’information concernant l’engagement de Telemedic à l’égard de la protection des renseignements personnels en consultant le site www.telemedic.ca ou en contactant un agent de la protection de la vie privée. Les employés de Telemedic communiqueront sur demande les coordonnées de la personne à qui doivent être adressées les questions ou les plaintes.

9E PRINCIPE : L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour les renseignements personnels obtenus en tant que “responsable du traitement”, Telemedic renseignera toute personne qui en fait la demande sur l’existence, l’usage et la communication de renseignements personnels la concernant et lui permettra de consulter ces renseignements. Toute personne a le droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et d’y faire apporter les corrections nécessaires.

Les employés de Telemedic transmettent au représentant de la protection de la vie privée toutes les demandes concernant l’accès aux renseignements personnels.

Le représentant de la protection de la vie privée répond aux demandes en fournissant l’accès individuel aux renseignements personnels, sauf dans certaines circonstances précises. Les exceptions au principe de l’accès sont précisées ci-après.

Dans un but de protection des renseignements personnels, Telemedic pourra exiger du demandeur qu’il fournisse une preuve d’identité suffisante avant d’accepter de le renseigner sur l’existence, l’usage et la communication de renseignements personnels le concernant et de l’autoriser à consulter son dossier.

Le représentant de la protection de la vie privée se chargera de répondre à toute demande d’accès formulée dans un délai raisonnable, gratuitement ou à prix modique. Les renseignements personnels fournis par Telemedic seront compréhensibles et accompagnés des explications nécessaires pour faciliter leur interprétation.

Le représentant de la protection de la vie privée ou une personne désignée accordera à l’intéressé un délai raisonnable pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels et signaler tout désaccord. S’il s’avère impossible d’effectuer les changements demandés, une mention de désaccord sera portée au dossier.

Le représentant de la protection de la vie privée fournira sur demande un rapport sur l’usage et la communication des renseignements personnels.

Tout membre du personnel de Telemedic peut faire une demande d’accès à son dossier d’employé en communiquant avec son supérieur.

Exceptions au principe de l’accès:

Dans certaines circonstances permises par la loi, Telemedic peut refuser à un demandeur d’accéder à ses renseignements personnels en tout ou en partie, y compris dans les cas suivants :

  • La communication révélerait des renseignements personnels se rapportant à un tiers;
  • Il existe des motifs raisonnables de croire que la communication risquerait de mettre en danger la vie ou la sécurité d’une autre personne;
  • Les renseignements ont été recueillis à des fins d’enquête sur la violation d’un accord ou la contravention d’une loi, ou pour toute autre raison permise par la loi.

Dans les cas où Telemedic ne serait pas en mesure d’autoriser l’accès d’un demandeur à ses renseignements personnels, le représentant de la protection de la vie privée ou une personne désignée fournira par écrit les raisons qui motivent ce refus.

10E PRINCIPE : LA POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

Toute personne peut déposer une plainte invoquant le non-respect des principes énoncés dans la présente politique.

Les employés de Telemedic transmettent sans délai toute demande, préoccupation ou plainte concernant la gestion des renseignements personnels au représentant de la protection de la vie privée.

ans la plupart des cas, celui-ci réglera la plainte en communiquant verbalement avec le plaignant.

Si le problème n’est pas résolu à la satisfaction du plaignant, celui-ci pourra communiquer avec l’agent de protection de la vie privée par écrit les renseignements suivants :

Le nom et l’adresse où il veut être joint;

La nature de la plainte, les détails pertinents, les mesures souhaitées;

Le représentant de protection de la vie privée fera parvenir sans délai toute plainte invoquant le non-respect de la politique à l’attention du service concerné. De concert avec ce dernier, il procédera à une enquête pour établir le bien-fondé de la plainte. Si la plainte s’avère justifiée, Telemedic prendra les mesures qui s’imposent pour la régler.

Pour toute question d’ordre général concernant les pratiques de gestion de l’information chez Telemedic, communiquer avec le représentant de protection de la vie privée, Telemedic Inc., 6700 Boul. Choquette, bureau 200, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 8L1.

Le représentant de protection de la vie privée déposera un rapport annuel au conseil d’administration concernant le respect de la politique et toutes les plaintes reçues à cet égard.

Ressources
Pour tout autre renseignement sur l’engagement de Telemedic à l’égard de la protection des renseignements personnels, communiquez avec le représentant de protection de la vie privée.
Le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada renferme aussi de nombreux renseignements utiles : https://www.priv.gc.ca/fr/