Date d’entrée en vigueur : Janvier 2020

Dernière mise à jour : septembre 2021

politique sur la protection des renseignements personnels

INTRODUCTION

Votre vie privée et votre confiance comptent pour nous. Cette politique sur la protection des renseignements personnels explique comment Telemedic Inc. (ci-après « Telemedic », « nous », « nos », ou « notre ») collecte, utilise et partage vos renseignements personnels en relation avec les opérations de Telemedic, le site web corporatif, l’application SOFI (y compris l’ensemble de ses outils connexes) et les services liés (collectivement nommé ci-après, les « Services »). 

Un renseignement personnel est défini comme étant: tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, tel que défini dans la législation applicable à la protection des renseignements personnels, tout en excluant les renseignements à caractère commercial, les renseignements publics et la compilation de renseignements rendus anonymes.

La présente politique précise notre engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels. Elle se fonde sur dix principes qui servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels. Ces principes proviennent de la loi fédérale (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) ainsi que des différentes lois québécoises, notamment la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les dix principes sont les suivants:

  1. LA RESPONSABILITÉ
  2. LA DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS
  3. LE CONSENTEMENT
  4. LA LIMITATION DE LA COLLECTE
  5. LA LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION
  6. L’EXACTITUDE
  7. LES MESURES DE SÉCURITÉ
  8. LA TRANSPARENCE
  9. L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
  10. LA POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

 

 

 

  • LA RESPONSABILITÉ

Nous avons mis en place les moyens raisonnables utiles à la protection de tous les renseignements personnels que nous détenons. À cet effet, nous avons : 

  • Désigné un responsable qui a le mandat d’assurer la conformité à notre politique et nos procédures concernant la protection des renseignements personnels
  • Élaboré une politique et des pratiques pour assurer la protection des renseignements personnels ;
  • Élaboré des procédures pour la réception et le traitement des plaintes et demandes d’information ;
  • Élaboré une formation à l’intention des membres du personnel sur les politiques et pratiques à respecter.

Sur une base régulière, les politiques et ses procédures sont révisées pour se conformer à l’évolution des lois et des attentes du public.

 

  • LA DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Afin d’offrir nos services, nous avons accès à certains renseignements personnels d’ordre médical et familial. Nous nous engageons à gérer ces renseignements en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur. 

Les renseignements que nous recueillons auprès de nos clients, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir nos services. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis, il se pourrait qu’il nous soit impossible de faire affaire avec vous.

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés aux fins suivantes :

  • Conduire, développer et améliorer les Services de Telemedic ;
  • Établir et maintenir des relations entre vous et les employés de nos clients ;
  • Respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles de Telemedic ;

Seuls les renseignements nécessaires pour vous permettre de bénéficier de nos services pour les fins spécifiées ci-dessus sont recueillis, à moins que la loi ne l’exige. Seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail ont accès aux renseignements personnels. 

 

  • LE CONSENTEMENT

Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, sauf dans les cas où la loi le permet. Le consentement peut être obtenu de manière implicite ou explicite. De plus, le consentement implicite ou explicite peut être obtenu sous forme verbale ou écrite.

Lorsque vous utilisez les services de nos clients, vous autorisez celui-ci à nous transmettre les renseignements nécessaires à l’utilisation de nos Services.

Toute personne peut retirer, à tout moment, son consentement relatif à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels par Telemedic, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de celle-ci. Les personnes désireuses de retirer leur consentement peuvent le faire en écrivant à l’adresse courriel suivant: conformite@telemedic.ca ou au:

Responsable de la protection de la vie privée

Telemedic Inc.
3275 Chemin de l’Industrie, local #241 
Saint-Mathieu-de-Beloeil (Québec), Canada
J3G 0M8
Tél.: 866 550-1414, option 5

 

Exception au principe du consentement :

Le consentement n’est pas requis dans les cas où la collecte des renseignements personnels est faite dans l’intérêt de la personne en vue d’assurer sa sécurité personnelle. Cela comprend les situations d’urgence qui mettent en danger sa vie, sa santé ou sa sécurité.

 

  • LA LIMITATION DE LA COLLECTE

Telemedic limitera la collecte de renseignements personnels aux fins précisées sous l’énoncé 2 et s’engage à le faire de façon équitable, honnête et licite.

 

  • LA LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

Telemedic n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles précisées dans l’énoncé 2 de cette politique, à moins que vous y consentiez expressément ou que la loi ne l’exige. Lorsque nous partageons les renseignements personnels avec nos clients, nous le faisons de manière sécurisée pour assurer la confidentialité.

Telemedic peut toutefois utiliser de façon anonymisée l’ensemble des renseignements en sa possession pour des fins de compilation de données statistiques, élaborations d’indicateurs et mise en place de rapports n’utilisant aucun renseignement personnel.

Telemedic conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période jugée nécessaire pour réaliser les fins déterminées, à moins que la loi ne l’exige autrement.

Telemedic ne vendra aucun renseignement personnel qu’il a en sa possession.

Telemedic fait parfois appel à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Québec pour accomplir ses services. Il est possible que certains renseignements personnels qui vous concernent soient transférés dans une autre province et qu’ils soient soumis aux lois de cette province. Telemedic, s’assure toutefois de protéger les renseignements confiés à un fournisseur en exigeant un engagement écrit concernant son obligation de préserver la confidentialité des renseignements qui lui sont transférés.

 

  • L’EXACTITUDE

Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que les renseignements que nous détenons sur vous soient à jour avant de les utiliser pour prendre une décision qui vous concerne.

 

  • LES MESURES DE SÉCURITÉ

Telemedic protège tous les renseignements personnels en sa possession par des mesures de sécurité adéquates correspondantes au degré de sensibilité des informations. Nous avons mis en place les mesures de sécurité suivantes :

  • La protection des renseignements personnels communiqués à des tiers est régie par des ententes contractuelles stipulant les conditions à respecter à cet égard;
  • Le respect de la confidentialité des renseignements personnels fait partie des conditions d’emploi que doivent respecter tous les employés de Telemedic.  Une entente de confidentialité doit être signée par l’employé dès son embauche. Cette entente stipule entre autres que les employés de Telemedic doivent mettre en œuvre les mesures adéquates pour protéger les renseignements personnels en leur possession (sans égard à la forme sous laquelle ils sont conservés) contre la perte ou le vol et la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisée. La violation de ces engagements de confidentialité entraîne des sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement des employés ;
  • La protection des renseignements personnels comprend des mesures de sécurité pour éviter des accès non autorisés dans les locaux (verrouillage des portes et des classeurs) ; administratives (formation des employés, limitation de l’accès et habilitation de sécurité) ; et des mesures de protection appropriées concernant nos systèmes informatiques et aux renseignements qu’ils contiennent (mots de passe, logiciels antivirus, chiffrement).

 

 

  • LA TRANSPARENCE

La protection des renseignements personnels est au cœur des préoccupations de Telemedic. Nous veillons sans relâche à améliorer nos procédés dans le but de protéger vos données. Un employé travaille à temps plein chez Telemedic pour veiller à ce que la législation en vigueur concernant la protection des renseignements personnels soit respectée.

Telemedic met à votre disposition un mécanisme pour répondre à vos questions. En tout temps, selon les heures d’ouverture de Telemedic, vous pouvez communiquer avec nous par courriel ou par téléphone et la personne responsable de la protection des renseignements personnels répondra à vos questions.

Sur demande, Telemedic mettra à votre disposition de l’information sur ses mesures en matière de gestion des renseignements personnels.  La politique est accessible au public sur le site www.telemedic.ca.

Vous pouvez communiquer à:

Conformite@telemedic.ca

Telemedic Inc.
3275 Chemin de l’Industrie, local #241 
Saint-Mathieu-de-Beloeil (Québec), Canada
J3G 0M8
Tél.: 866 550-1414, poste 1013

 

  • L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Telemedic renseignera toute personne qui en fait la demande sur l’existence, l’usage et la communication de renseignements personnels la concernant et lui permettra de consulter gratuitement ces renseignements. Vous avez le droit d’obtenir une copie moyennant des frais raisonnables; vous avez le droit de faire corriger les renseignements incomplets ou inexacts contenus dans votre dossier.

Exceptions au principe de l’accès :

Dans certaines circonstances permises par la loi, Telemedic peut refuser l’accès aux renseignements personnels en tout ou en partie, notamment dans les cas suivants :

  • La communication révélerait des renseignements personnels se rapportant à un tiers ;
  • Il existe des motifs raisonnables de croire que la communication risquerait de mettre en danger la vie ou la sécurité d’une autre personne ;
  • Les renseignements ont été recueillis à des fins d’enquête sur la violation d’un accord ou la contravention d’une loi, ou pour toute autre raison permise par la loi.

Dans les cas où nous ne serions pas en mesure d’autoriser l’accès, le Responsable de la protection de la vie privée fournira par écrit les raisons qui motivent ce refus et la procédure légale à suivre.

 

  • LA POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

Telemedic met à la disposition du public un mécanisme de plainte. Vous pouvez en tout temps nous faire parvenir votre plainte par courriel ou par téléphone. Nous nous engageons à communiquer avec vous dans les délais les plus brefs suivant le dépôt de votre plainte.

Le cas échéant, Telemedic prendra votre nom et les raisons de votre plainte. Votre plainte sera étudiée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels et un suivi sera fait avec vous.

Vous pouvez écrire directement par courriel à: conformite@telemedic.ca. Sinon, il vous est toujours possible de nous écrire à notre adresse postale ou par téléphone au:

Telemedic Inc.
3275 Chemin de l’Industrie, local #241 
Saint-Mathieu-de-Beloeil (Québec), Canada
J3G 0M8
Tél.: 866 550-1414, poste 1013

 

 

Ressources

Pour tout autre renseignement sur l’engagement de Telemedic à l’égard de la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Responsable de protection de la vie privée à : conformite@telemedic.ca ou par téléphone au 866 550-1414, poste 1013.

Le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada renferme aussi de nombreux renseignements utiles https://www.priv.gc.ca/fr/, ainsi que celui de la Commission d’accès à l’information du Québec https://www.cai.gouv.qc.ca/ .